Hoy vengo a hablaros sobre una herramienta, en este caso es un gestor de proyectos. Se llama Trello y os tenéis que acordar bien de su nombre porque, a partir de ahora, vais a ser muy buenos amigos. ¿Por qué? Ahora os daré unas cuantas razones.

¿Qué es Trello?

Bien, vamos a empezar la casa por los cimientos. Trello es un gestor de proyectos online. Hasta aquí bien, ¿no? Pero vamos a ampliar ligeramente la información. Es un gestor de proyectos online, con facilidad de registro y de uso, completamente gratuito, con App para nuestros dispositivos móviles… Digamos que es como tener una pizarra, un tablero de corcho y un taco de post-it todo junto. Trello funciona por tableros y tarjetas. Un tablero sería un grupo de trabajo o proyecto, y una tarjeta podría ser información de un cliente, un correo electrónico o una reunión. En los tableros puedes añadir diversas categorías (por ejemlo: Clientes, tareas, gestión de citas, gestión de e-mails) y en cada una de esas categorías podrás añadir múltiples tarjetas (en clientes, por ejemplo: Cliente ‘restaurante Pepito’, Cliente ‘taller mecánico Madrid’…). En unas líneas os explicaremos su funcionamiento más detalladamente.

¿Cómo registrarse en Trello?

El registro en esta herramienta es muy sencillo. Únicamente necesitas rellenar tres campos (a los cuales les han puesto un pequeño toque de humor). También puedes registrarte con tu cuenta de Google, eso lo dejamos a tu elección. Una vez completes tu registro deberás confirmar tu correo electrónico. Abres el correo con el que te hayas registrado y habrás completado este paso.

¿Cómo configuro mi Trello?

Después de hacer el correspondiente registro podrás empezar a utilizar esta herramienta. Si no sabes cómo utilizarla, no te preocupes. En la sección de ‘tableros’ encontrarás una con el nombre ‘tablero de bienvenida’. En este mismo tablero te explican lo que es una tarjeta, cómo crear tableros, añadir nuevos usuarios… Como hemos dicho unas líneas mas arriba, su uso es muy intuitivo.

¿Cómo crear un tablero en Trello?

Digamos que ya podemos empezar a trabajar. Ahora nuestro objetivo será crearnos un tablero. Nos iremos a la esquina superior izquierda, pinchamos en el botón ‘tableros’ y en el menú que se despliega buscamos la opción ‘Crear un tablero nuevo’.

En el primer campo irá el nombre del tablero (en nuestro caso, El mono del código).

En el segundo campo irá el equipo al que se destinará este tablero. Si sois una pequeña empresa quizá no sea necesario, pero en caso de empresas medianas o grandes con cierto número de empleados y varias secciones, puede venir bien tener varios equipos.

El tercer campo es la privacidad. Si es privado, sólo lo podrán ver y editar las personas que sean añadidas a ese tablero mediante tu invitación. Si la privacidad está en ‘equipo’, lo podrán ver todos los miembros del equipo pero sólo lo podrán editar las personas que estén dentro del tablero.

 ¿Cómo crear una tarjeta en Trello?

Una vez dentro de nuestro tablero podemos empezar a crear tarjetas. Antes os hemos explicado para qué sirven, ahora os explicaremos cómo son por dentro. Las tarjetas se pueden utilizar para varias cosas, como información de un proyecto o herramienta, gestión de la misma, tareas pendientes… Dentro de la categoría (o lista) pulsaremos en ‘añadir una tarjeta’. La ponemos un título descriptivo, ya que es lo que primero que vais a ver. Una vez hagamos eso podemos hacer click en la tarjeta. Cuando abráis la tarjeta os vais a dar cuenta de la cantidad de opciones que ofrece.

• Descripción: Aquí irá la descripción de la tarea en cuestión.
• Adjuntos: Podéis añadir archivos desde vuestro ordenador, Google Drive, Dropbox… Una vez estén subidos, los miembros del tablero o equipo podrán descargar esos archivos.
• Checklist: Esto es nuestra lista de tareas. Podemos añadir, modificar, verificar o eliminar nuestras tareas. Personalmente es uno de los puntos que más nos gustan de esta herramienta.
• Comentarios: Los diferentes miembros del equipo podrán comentar cosas relacionadas con esta tarjeta. También podremos mencionar a diferentes miembros del equipo poniendo su @nombredelapersona (como en Twitter)

En el sidebar derecho encontraremos todavía más opciones. La primera parte es para añadir estos puntos:

• Miembros: Listado de los miembros a los que puedes añadir y los que están en esa tarjeta.
• Etiquetas: Podrás asignarle una etiqueta a tu tarjeta. Son totalmente personalizables. Las etiquetas pueden llevar múltiples colores y un texto encima de ella. Por ejemplo: El color verde para el terminado, el rojo para los proyectos o tareas que van con retraso, el amarillo para las tareas que van justas de tiempo… Pero el tema colores y textos ya es a vuestra elección.
• Checklist: Sirve para añadir la lista de tareas que hemos mencionado arriba. Puedes añadir varias ‘checklist’ a tu tarjeta.
• Vencimiento: Si tu tarea tiene fecha de vencimiento se la puedes asignar. Además, te avisará automáticamente mediante un e-mail cuando tu tarea esté cerca de la fecha.
• Adjunto: Sirve para añadir un adjunto (lo mismo que os hemos explicado al principio pero en el sidebar, lo podéis adjuntar de la manera que os sea lo más cómoda posible)

La segunda parte es para realizar acciones:

• Mover: Sirve para mover la tarea a otro tablero.
• Copiar: También puedes realizar una copia de la tarjeta. Te servirá en caso de que, por ejemplo, tus tareas se repitan toda la semana pero quieres marcarte unos objetivos diarios…
• Suscribirse: Si quieres recibir notificaciones y e-mails cada vez que se realice un cambio en la tarjeta, podrás suscribirte.
• Archivar: Si ya has terminado con la tarjeta, tienes dos opciones: Puedes dejarla ahí o puedes archivarla para que desaparezca del tablero. Una vez archivada también tienes la opción de eliminarla definitivamente.

Eliminar un tablero en Trello

Esta función, añadida hace no mucho, nos permitirá eliminar tableros en Trello. Para hacerlo tendremos que ir a las secciones del tablero que queremos eliminar y pinchar en ‘archivar’. Después nos iremos a ‘mostrar menú’, ‘más’ y ‘elementos archivados’. Debajo del tablero archivado nos dará la opción de eliminar. Pinchamos y se eliminará definitivamente.

Metodología Kanban

La metodología Kanban es una técnica Japonesa que significa algo así como ‘tarjetas visuales’. Esta metodología la creó Toyota y se descubrió que es muy eficiente. Con esta herramienta podemos aplicarla, ya que es muy óptima para ello. Desde la propia página de Trello podemos ver algún ejemplo.

Y nuestra opinión final es…

Nuestra opinión final es la siguiente: es una herramienta muy útil en lo relacionado a la organización. Si bien es cierto que quizá, para grandes empresas se quede algo escueta. Nosotros llevamos años utilizándola y la verdad, estamos muy contentos. Complementando Trello para tareas y Google Drive  para los documentos anexos a las mismas podemos tener algo muy potente. Ya sabéis, si necesitáis organización, la herramienta Trello es vuestra gran amiga.

Ya sabéis, ¡a hacer usar Trello!